Enxergar os 7 desperdícios no chão de fábrica ou pátio da logística é fácil. Com um pouco de técnica, olhar clínico e um bom gemba walk estruturado, os desperdícios vem à tona e podem ser eliminados.

Mas e no escritório? Já tentou fazer gemba walk? Já tentou enxergar os desperdícios? É beeeeem mais difícil. É por isso que patinamos na hora de melhorar nossos processos administrativos.

Sabe por quê? Porque lidamos com o invisível. É por isso que o 5S no office também é muito mais difícil do que no chão de fábrica.

A grande questão em melhorar os processos administrativos é como descortinar os 8 desperdícios. Como enxergar o invisível?

Esta filosofia de melhoria contínua nos processos administrativos, chama-se Lean Office. Queremos que nossos fluxos administrativos sejam mais inteligentes, mais curtos, mais rápidos e livres de retrabalhos e problemas.

Não sabe por onde começar? Uma boa prática é usar uma ferramenta chamada SIPOC. 

Ela tem 3 grandes benefícios:

#1. Não esquecer de nada. Sabe quando você está tentando mapear um processo ou montar um projeto e esquece de envolver uma área, ou pessoa importante? Com o SIPOC, você irá lembrar de tudo;

#2. Fomente a visão de cliente interno dentro da sua organização. Sabe quando uma empresa é gerida por feudos, ou silos departamentais? Quando áreas que deveriam trabalhar juntas brigam o tempo todo? Com o SIPOC, esta visão começa a mudar

#3. Estabeleça os indicadores corretos. Grande parte das vezes não sabemos nem por onde começar e não temos nenhuma ideia de quais indicadores poderiam ser adotados em nossos processos. Com o SIPOC, você poderá facilmente estabelecer métricas de performance de seu processo e volume de entradas e saídas.

Não sabe como implementar a ferramenta? Vem aqui, te ajudo com essa mini aula:7